اسناد معلق
این صفحه چیست؟
هر فرم انتقالی که با تیک «سند معلق (فعلاً ثبت نشود)» ذخیره شده باشد، اینجا مینشیند. سند معلق یعنی فرم کامل و اعتبارسنجیشده ذخیره شده ولی هیچ اتفاق حسابداری نیفتاده: نه ماندهٔ کسی عوض شده، نه سندی در دفتر نشسته، نه شمارهسندی مصرف شده. تا وقتی کسی تأییدش نکند، فقط یک پیشنویس است.
چه وقت به کارتان میآید؟
- فیشی رسیده ولی هنوز مطمئن نیستید مال کدام مشتری است.
- کاربری که مجوز تأیید ندارد فرم را آماده میکند تا مدیر بعداً نگاه کند و ثبت کند.
- انتقالی که قرار است انجام شود ولی هنوز پول جابهجا نشده و نمیخواهید دفتر را جلو بیندازید.
معاملهٔ خارج از حد نرخ
اگر نرخ یک معامله بیش از «درصد خطا»ی آن ارز از نرخ تابلو فاصله بگیرد، برنامه جلوی ثبتش را میگیرد و دو راه پیش پایتان میگذارد: انصراف (برمیگردید و نرخ یا مبالغ را اصلاح میکنید) یا تأیید — یعنی «نرخ درست است، بهخاطر کارمزد یا شرایط غیرمعمول». در حالت دوم معامله به همین صفحه میآید و تا تأیید مدیر هیچ سندی ثبت نمیشود؛ درصد انحراف هم زیر شرح نوشته میشود تا تأییدکننده بداند دربارهٔ چه تصمیم میگیرد.
تأیید این معاملهها مجوز جداگانه دارد: «تأیید معامله با نرخ خارج از حد مجاز». عمداً از مجوز ثبت معامله جداست تا کسی نتواند انحراف خودش را تأیید کند؛ مدیر میتواند این مجوز را به هر کس که خواست بدهد. پس از تأیید، معامله با همان نرخ ثبت میشود و ثبتکنندهاش همان کسی میماند که فرم را پر کرده بود.
کار با صفحه
- تأیید و ثبت: پیشنویس از همان مسیر همیشگی ثبت میشود؛ سند دقیقاً همان چیزی میشود که اگر مستقیم ثبت کرده بودید. تاریخ سند، طرفین، مبلغ، کارمزدها، شرح و فیش پیوست همه از پیشنویس منتقل میشوند و ثبتکنندهٔ سند همان کسی میماند که پیشنویس را ساخته است.
- رد: پیشنویس بایگانی میشود، فیش پیوستش پاک میشود و هیچ سندی ثبت نمیشود.
- فیلترها: وضعیت، ارز، ثبتکننده، بازهٔ تاریخ، بازهٔ مبلغ و جستجو در شرح — به همراه خروجی اکسل و PDF.
نکتهها
- تیک «سند معلق» پیشفرض خاموش است و در فرم اصلاح سند اصلاً نشان داده نمیشود (سندی که ثبت شده دیگر پیشنویس نمیشود).
- هر کسی که مجوز ثبت انتقال دارد، هم پیشنویس میسازد و هم تأییدش میکند — کسی که میتوانست از اول سند بزند، لازم نیست منتظر تأیید دیگری بماند.
- اگر موقع تأیید مشکلی باشد (مثلاً تاریخ سند از مهلت گذشته یا مانده کافی نیست)، همان خطای همیشگی نمایش داده میشود و پیشنویس دستنخورده میماند تا اصلاح کنید.
- اسناد معلقِ در انتظار تأیید، در گزارش شبانهٔ «کارهای باز» هم برای مدیر میروند.
صفحهٔ جزئیات
روی کد هر ردیف بزنید تا سند باز شود. جزئیات یک جدول «کلید: مقدار» نیست — دقیقاً همان فرمی است که پر شده: همان چیدمان معامله یا انتقال، همان مبالغ و کارمزدها، همان نرخ مشتری. تأییدکننده همان چیزی را میبیند که ثبتکننده دیده بود، پس اشتباهی از قلم نمیافتد.
اگر سند بهخاطر انحراف نرخ معلق شده باشد، بالای صفحه دلیلش نوشته میشود و پایینتر جدول مقایسه با نرخ تابلو میآید: نرخ این معامله، نرخ تابلوی همان لحظه، درصد انحراف و حد مجاز — مبنای تصمیم شما.
کد سند
هر سند معلق علاوه بر شمارهٔ ردیفش یک کد دارد که با پیشوند خانوادهاش نوشته میشود: PND12، PND403 و … . پیشوند میگوید کد مال کدام فرم است، پس وقتی کدی را روی کاغذ یا در پیام میبینید دیگر لازم نیست حدس بزنید.