Hesap Formu (Oluştur / Düzenle)

Her hesabın kimlik kartı burada oluşturulur — müşteri, kasa, banka, dijital cüzdan, varlık veya gider kalemi. Burayı ne kadar özenli doldurursanız, uygulamanın geri kalanı o kadar akıllı çalışır: arama için telefon, otomatik raporlar için WhatsApp grubu, kripto işlem tespiti için cüzdan adresi.

Form, seçilen hesap türüne uyum sağlar: telefon ve kredi limiti yalnız müşterilerde, cüzdan ağı/adresi yalnız dijital cüzdanlarda, defteri kebir klasörü ise yalnız müşteri dışı türlerde — o türün kendi bölümündeki klasörlerle — görünür. «Diğer dillerdeki ad» varsayılan olarak kapalıdır; tıklayıp açabilirsiniz.

Adım Adım (Yeni Müşteri)

1. Adı yazın (8 haneli kimlik numarası otomatik oluşturulur).
2. Hesap türünü "Müşteri" olarak bırakın.
3. Telefonu ve varsa müşterinin WhatsApp grubunu bağlayın (kendi WhatsApp'ınız bağlı olmalı).
4. Kaydedin — bu andan itibaren tüm formlarda seçilebilir.

Alanlar

Notlar

• Bir hesap yalnızca hiç fişi yoksa ve sistem hesabı değilse silinebilir; silmek yerine pasife alın.

Gizli, Arşivlenmiş, Pasif — Hangisi Ne Zaman?

Bir hesabın görünürlüğünü azaltmanın birbirinden farklı üç düzeyi vardır:

• Pasif: Hesap artık seçim listelerinde görünmez (geçmişi ve ekstresi kalır). Artık kullanmadığınız ama bir yerlerde hâlâ görünmesi gereken bir hesap için.
• Gizli: Sıradan kullanıcılardan gizlenir, ancak "Gizli hesapları görüntüleme" yetkisine sahip kullanıcılar (yönetici gibi) onu her yerde görmeye devam eder. Personel gibi hassas hesaplar için.
• Arşivlenmiş: Tamamen gizli — siz bile artık hiçbir raporda, tabloda, panelde veya hesap aramasında onu görmezsiniz. Bir süre aktif olmuş ve artık kalabalık etmesini istemediğiniz bir kasa/banka/hesap için. İhtiyaç duyarsanız: Defter-i Kebirden "Arşivlenmişleri göster" kutusunu işaretleyerek bulun, ekstresine bakın ve "Arşivden çıkar" düğmesiyle geri getirin. Arşivlenmiş bir hesapla işlem kaydetmek için önce onu arşivden çıkarın.

Hesap bloke etme

Düzenleme formunun «Erişim ve görünüm» bölümünde, arşivlemenin yanında «Bu hesabı bloke et» düğmesi vardır (isteğe bağlı gerekçeyle). Bloke, arşivden farklıdır:

• Arşiv hesabı her yerden gizler.
• Bloke hesabı yerinde tutar — müşteri listelerinde ve ekstrede ⛔ işaretiyle görünür — ama yeni belge kabul etmez: işlem/transfer/makbuz formlarının seçicilerinde hiç görünmez ve başka bir yoldan gelen her belge açık bir mesajla reddedilir.

Eski belgelerin düzeltmeleri muaftır; geçmiş bir hatayı düzeltmek blokeye takılmaz. «Blokeyi kaldır» her şeyi normale döndürür. Her iki işlem de etkinlik günlüğüne yazılır.

"WhatsApp grup açıklaması" alanı hesabın grup açıklamasının tek yönlü aynasıdır: "WhatsApp’ım" sayfasındaki toplu düğmeyle veya bu formdaki tekli düğmeyle WhatsApp’tan okunur, burada düzenlenemez ve WhatsApp’a asla bir şey yazılmaz.

İzinli para birimleri (banka ve dijital cüzdan)

Banka hesapları ve dijital cüzdanlar için "izinli para birimleri" listesi tanımlayabilirsiniz. Belirlendiğinde yalnızca bu para birimleri — ve türevleri (örn. "USD" altındaki "Tahran Doları") — transfer veya alım-satım yoluyla bu hesaba işlenebilir; başka bir para birimiyle belge kaydı net bir hata mesajıyla durdurulur. Boş bırakmak sınırlama olmaması demektir. Düzeltme belgeleri muaftır, böylece eski belgeler her zaman ters kayıtla düzeltilebilir.

İki gizlilik düzeyi

Hesabın gizli durumu iki düzeye sahiptir:

• Düzey 1 — bakiye gizli: hesap listelerde ve seçicilerde görünmeye devam eder ve üzerine belge kesilebilir; ancak “Gizli hesapları görüntüleme” izni olmayan kullanıcılar hesap özetini açamaz ve bakiyesi hiçbir yerde gösterilmez. Günlük işlemlerin ihtiyaç duyduğu ama rakamları gizli olan gelir/gider hesapları için uygundur. Bakiye temelli raporlar (borçlular, yaşlandırma, defter-i kebir, mizan, kasa, döviz sahipleri, açık işlemler, müşteri istatistikleri), pano ve asistan yanıtları da yetkisiz kullanıcılar için bu hesabı göstermez.
• Düzey 2 — tamamen görünmez: yetkisiz kullanıcılar için hesap hiç yoktur — listelerde ve aramada çıkmaz, üzerine belge de kesemezler. Sermaye, ortak cari ve personel hesapları için uygundur.

“Gizli hesapları görüntüleme” izni olanlar her iki düzeyde de her şeyi normal görür.

Ek bilgiler (KYC) ile fotoğraf ve belge dosyası

Hesap formunun üç sekmesi vardır ve günlük bilgiler "Ana" sekmesinde elinizin altında kalır:

• Ek bilgiler: kimlik numarası, pasaport numarası, doğum tarihi, meslek ve adres — hepsi isteğe bağlı, hepsi yalnızca dahili; hiçbir belgede veya müşteri mesajında görünmezler.
• Fotoğraflar ve belgeler: hesabın dosyası. Kimlik kartı, pasaport, sözleşme fotoğrafını veya başka herhangi bir belgeyi (görsel ya da PDF, en fazla 10 MB) dilediğiniz başlıkla yükleyin. Dosyalar özeldir ve yalnızca yetkili, oturum açmış kullanıcılar görüntüleyip indirebilir; belge ekleme ve silme de etkinlik kayıtlarına işlenir. Bu sekme, hesap kaydedildikten sonra etkinleşir.

Yetkili kullanıcı listesi olan gizli hesap

Hesabı gizli (1. veya 2. düzey) yaparsanız "Yetkili kullanıcılar" alanı açılır: bu listedeki kullanıcılar, gizli olmasına rağmen yalnızca bu hesabı görebilir — listelerde, belgede ve ekstrede. Bu, genel "Gizli hesapları görüntüleme" yetkisinden daha incedir: hassas bir hesabı, kişinin tüm gizli hesapları görmesine gerek kalmadan yalnızca tek bir kişiye gösterebilirsiniz.

Bir müşteri için birden çok WhatsApp grubu

Bir müşteriyle birden fazla grubunuz varsa (örneğin ana grup + toman fişi grubu + yuan fişi grubu), ana grubu eskisi gibi «Bu hesabın WhatsApp grubu» alanında tutun ve diğerlerini «Salt okunur gruplar (fiş okuyucu)» bölümüne ekleyin — adıyla arayıp ekleyin, her çipteki × ile kaldırın. Bu grupların tüm mesaj ve fişleri bu hesabın gelen kutusuna düşer ve akıllı gelen kutusu üzerlerinde çalışır; ama gönderim (ekstre, bakiye görseli, açık kalem kartları) her zaman yalnızca ana gruba yapılır.

• Açılış modu açıkken her hesabın düzenleme sayfasında da "Açılış bakiyesi" kartı vardır: o hesabın başlangıç bakiyesini oradan kaydedin veya silin (tam liste: Yönetim → Açılış bakiyeleri).

• Ekstreyi kişisel numaraya gönderme: WhatsApp grupları seçicisinde grup aramak yerine ülke kodlu bir numara yazıp (98912… gibi) «Doğrudan şu numaraya gönder»i seçebilirsiniz — ekstre ve bakiye doğrudan o numaranın sohbetine gider. Numara yalnız gönderim hedefidir; gelen kutusu yine yalnız grupları okur.

Müşteri kredi limiti

“Kredi limiti” (referans para birimi) üç anlam taşır: boş = müşteri grubuna göre (grubun da limiti yoksa sınırsız); 0 = kredisiz, yani teslim yalnızca tahsilattan sonra; tutar = bu borca kadar izin. “Grubun limiti olsa bile sınırsız” işareti müşteriyi grup limitinden muaf tutar. Belge kaydı hiçbir zaman engellenmez, yalnızca uyarır; asıl kilit teslimdedir: müşterinin borcunu (tahsilat bekleyen makbuzlar dahil) limitin üstüne çıkaracak transfer ya da ödeme emri reddedilir; ancak izinle ve günlüğe yazılarak aşılabilir. Gece raporundaki “Müşteri kredi limitleri” yaklaşan ve aşanları listeler.

Bu formdaki grup politikaları

Varsayılan işlemci, kredi limiti ve “tahsilat bekler” para birimi listesi burada boş bırakılırsa müşteri grubundan gelir; burada doldurduğunuz her şey grubun önüne geçer (“tahsilat bekler” için “özel liste” işareti). Gizlilik durumu da grup politikasından gelebilir; bu formda değiştirirseniz elle belirlenmiş olur ve grup artık dokunmaz.