Форма счета (создание / редактирование)

Здесь каждый счет получает свою "ID-карту" — клиент, касса, банк, цифровой кошелек, статья актива или расхода. Чем внимательнее вы заполните форму, тем "умнее" ведет себя остальная часть приложения: номер телефона для поиска, группа WhatsApp для автоматических отчетов, адрес кошелька для распознавания криптотранзакций.

Форма адаптируется к выбранному типу счета: телефон и кредитный лимит доступны только для клиентов, сеть и адрес кошелька — только для цифровых кошельков, папка в бухгалтерских регистрах — только для неклиентских счетов (отображаются только разделы соответствующего типа). "Имя на других языках" свернуто по умолчанию; нажмите для раскрытия.

Пошагово (новый клиент)

1. Введите имя (8-значный номер присваивается автоматически).
2. Оставьте тип счета "Клиент".
3. Укажите номер телефона и, при наличии, группу клиента в WhatsApp (должен быть подключен ваш собственный WhatsApp).
4. Сохраните — теперь этот счет доступен для выбора во всех формах.

Поля

Примечания

• Счет можно удалить, только если по нему нет ни одной проводки и это не системный счет; лучше деактивируйте его вместо удаления.

Скрытый, архивный, неактивный счет — когда какой?

Есть три уровня "сокрытия" счета, и они различаются:

• Неактивен: Счет больше не появляется в списках выбора (история и выписка сохраняются). Используйте для счета, по которому вы больше не работаете, но который должен быть где-то виден.
• Скрыт: Счет скрыт от обычных пользователей, но пользователи с правом "Просмотр скрытых счетов" (например, управляющий) видят его везде. Подходит для чувствительных счетов, например, сотрудников.
• Архивирован: Полностью скрыт — даже вы не увидите его ни в одном отчете, таблице, дашборде или поиске по счетам. Для кассы, банка или счета, который был активен, но теперь не должен мешать. Если потребуется — в Главная книга отметьте "Показывать архивные", чтобы найти счет, посмотреть выписку и восстановить его с помощью кнопки "Разархивировать". Чтобы провести операцию по архивному счету, сперва выведите его из архива.

Блокировка счета

В разделе “Доступ и отображение” формы редактирования рядом с архивированием находится опция “Заблокировать этот счет” (с возможностью указать причину). Блокировка отличается от архивирования:

• Архивирование полностью скрывает счет.
• Блокировка делает счет видимым — он отображается в списках клиентов и в выписке с пометкой ⛔ — но больше не принимает новых документов: он исчезает из выборщиков во всех формах торговли/переводов/поступлений, а любые документы, попавшие на него другим способом, отвергаются с понятным сообщением.

Операции сторнировки прошлых документов разрешены — таким образом, исправления ошибок не зависят от блокировки. Кнопка “Разблокировать” возвращает все права. Все действия фиксируются в журнале активности.

Поле "Bio группы WhatsApp" — это одностороннее зеркало описания группы счета: оно считывается с WhatsApp через массовую кнопку “Мой WhatsApp” либо через кнопку обновления на каждой карточке счета, не редактируется здесь и ничего не отправляется обратно в WhatsApp.

Разрешенные валюты (банк и цифровой кошелек)

Для банковских счетов и цифровых кошельков можно указать список "разрешенных валют". После установки только эти валюты (и их варианты, например, "Доллар Тегеран" в разделе "USD") могут попадать на счет через переводы или сделки; попытка провести документ в другой валюте завершится ошибкой с понятным текстом. Если оставить поле пустым — ограничений нет. Корректирующие документы не ограничиваются, чтобы можно было сторнировать любые старые проводки.

Два уровня скрытия

Состояние скрытости счета бывает двух уровней:

• Уровень 1 — скрыт баланс: счет все еще отображается в списках и выборщиках, по нему можно проводить документы, но пользователи без права “Просмотр скрытых счетов” не могут открыть его выписку, и его баланс нигде не показывается (в боковых панелях, на страницах документов и т. д.). Подходит для доходных/расходных счетов с конфиденциальными суммами, к которым нужен ежедневный доступ, но не должна быть видна сумма.
• Уровень 2 — полностью невидим: для неавторизованных пользователей такой счет как будто не существует — он отсутствует в списках и поиске, по нему нельзя проводить документы. Подходит для капитала, текущих счетов партнеров и счетов сотрудников.

Пользователи с правом “Просмотр скрытых счетов” видят все счета на обоих уровнях.

Дополнительная информация (KYC) и файлы / документы

У формы счета три вкладки; ежедневная информация доступна на вкладке "Основное":

• Дополнительная информация: национальный ID, паспорт, дата рождения, профессия и адрес — все поля необязательные и используются только внутри компании; они нигде не выводятся ни на документах, ни в сообщениях клиенту.
• Фото и документы: электронное досье по счету. Загрузите (изображение или PDF до 10 МБ) фото национального удостоверения, паспорта, договора или другой документ под произвольным заголовком. Файлы приватны, просматривать и скачивать их могут только авторизованные пользователи; добавление и удаление документов фиксируется в журнале активности. Эта вкладка появляется после сохранения нового счета.

Конфиденциальный счет с перечнем допущенных пользователей

Если вы делаете счет скрытым (уровень 1 или 2), появляется поле "Допущенные пользователи": указанные здесь пользователи видят именно этот счет, несмотря на скрытость — в списках, документах и выписках. Это более тонко, чем глобальное право “Просмотр скрытых счетов”: можно открыть доступ к определенному счету для одного пользователя без доступа ко всем скрытым счетам.

Несколько групп WhatsApp для одного клиента

Если с клиентом у вас несколько общих групп (например, основная + для поступлений в туманах и поступлений в юанях), основную группу запишите, как обычно, в "Группа WhatsApp этого счета", остальные добавьте в "Группы только для чтения (для поступлений)" — ищите по имени, удаляйте × на каждой из "фишек". Сообщения и поступления из всех этих групп приходят во входящие этого счета и обрабатываются смарт-инбоксом, но отправка (выписки, балансы, карточки открытых документов) всегда идет только в основную группу.

• Пока открыт режим ввода начальных остатков, на странице редактирования счета есть отдельная карточка "Начальный остаток": зафиксируйте или уберите стартовый баланс прямо здесь (полный список: Управление → Начальные остатки).

• Выписки на личный номер: в выборщике групп WhatsApp можно ввести номер телефона с кодом страны (например, 98912…) вместо поиска группы и выбрать "Отправить напрямую на номер" — выписки и балансы уйдут прямо в чат этого номера. Такой номер доступен только для исходящих — входящие по-прежнему читаются только из групп.

Кредитный лимит клиента

"Кредитный лимит" (в валюте учета) имеет три значения: пусто = как в группе клиента (если в группе тоже пусто — неограниченно); 0 = не выдавать кредит, только против предоплаты; число = разрешить долг до указанного лимита. Галочка "Не ограничивать, даже если в группе есть лимит" снимает ограничение группы для данного клиента. Провести документ никогда не будет заблокировано — только предупреждение; настоящее ограничение действует только на выдачу: если передача или платеж приведет к превышению лимита по долгу (с учетом поступлений "ожидает инкассации"), он будет отклонен (можно обойти с разрешением, фиксируется в логе). В ночном отчете “Кредитные лимиты клиентов” увидите всех, кто на грани или в перерасходе.

Групповые политики для этой формы

Трейдер по умолчанию, кредитный лимит и список валют для "ожидает поступления" берутся из группы клиента, если здесь оставлены пустыми; если вы укажете значения в этой форме, они перекроют настройки группы ("ожидает поступления" при отмеченном "свой список"). Скрытость также может наследоваться из политики группы; изменяя ее вручную, вы отключаете связь с группой — дальше это индивидуальная настройка счета.